Teknik Menyelenggarakan Pertemuan Ilmiah

Oleh : Atik Atiatun Nafisah

Pertemuan ilmiah yang akhir-akhir ini marak digelar, merupakan fenomena positif bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan jabatan.  Selain dapat meningkatkan kualitas keilmuan dan keterampilan teknis, juga saat ini merupakan ajang untuk memperoleh sertifikat guna penambah angka kredit jabatan.  Lebih dari itu, pertemuan tersebut diharapkan akan menumbuhkan pola pikir kritis, peka dan sikap tanggap dari peserta terhadap masalah-masalah pembangunan.

Dari berbagai temu ilmiah yang diadakan, sering terlihat adanya tata cara, prosedur dan teknik penyelenggaraan tidak sesuai dengan bentuk temu ilmiah yang sedang diselenggarakan.  Tidak jelas apakah berbentuk seminar, diskusi panel ataukah simposium.  Ketidakjelasan tersebut apabila dibiarkan berlarut-larut akan menimbulkan hasil yang tidak sesuai dengan target sasaran, juga merupakan penghamburan sumber daya dan dana yang tersedia.

Untuk menghindari hal tersebut, berikut dijelaskan beberapa bentuk pertemuan ilmiah serta tujuan dan teknik penyelenggaraannya berdasarkan pedoman umum yang telah dibakukan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

Ceramah

Ceramah merupakan suatu penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan mengenai suatu topik tertentu.  Tujuannya untuk memberikan informasi secara teratur/menjelaskan masalah.

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Pembicara dapat bersifat tunggal, berkompeten dalam topik yang telah ditentukan;

b.    Waktu penyampaian ceramah antara 30 hingga 60 menit;

c.    Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan tanya jawab dari peserta.

Diskusi Panel

Diskusi panel adalah suatu diskusi yang dilakukan panelis mengenai suatu topik tertentu.  Tujuannya untuk membahas suatu topik tertentu secara mendalam, dan diharapkan pembahasan ini dapat diikuti oleh hadirin untuk diambil manfaatnya.

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Moderator membuka diskusi, mengumumkan topik diskusi dan arah serta tujuan yang ingin dicapai, memperkenalkan para panelis, dan membacakan aturan main diskusi;

b.    Panelis berjumlah 3 hingga 6 orang;

c.    Panelis secara bergiliran menyampaikan gagasan, pendapat, atau pengalaman sesuai dengan jatah waktu yang diberikan kepadanya;

d.    Setelah semua panelis menyelesaikan pembicaraan, moderator mengatur jalannya diskusi antar panelis.  Panelis yang satu akan menanggapi atau menanyakan butir2 tertentu berkaitan dengan gagasan, pendapat atau pengalaman panelis lain.  Sementara itu, panelis lain akan menjawab, menerangkan atau mempertahankan pendapatnya.  Sedangkan peserta hanya mengamati jalannya diskusi sebagai penonton dan pendengar;

e.    Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan tanya jawab dari peserta kepada panelis melalui moderator;

f.      Terakhir, moderator merangkum hasil diskusi dengan jalan menyatakan butir2 yang sama2 disepakati, yang tidak disepakati dan yang masih menimbulkan perbedaan pendapat.

Seminar

Seminar merupakan pertemuan suatu kelompok yang dengan sistematis mempelajari suatu topik di bawah pimpinan seorang akhli dan berwenang dalam bidang tersebut.  Secara umum, yang dibicarakan dalam seminar adalah masalah kebijaksanaan yang akan dipakai sebagai landasan bagi masalah2 yang bersifat teknis.  Tujuannya untuk mencari kesepakatan dan bantuan pendapat dalam mengungkapkan, menganalisa, memberikan kesimpulan dan saran suatu masalah.

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Peserta seminar terdiri dari 5 hingga 30 orang yang mempunyai latar belakang dan pengetahuan yang sama;

b.    Lama waktu untuk suatu seminar berkisar 2 jam;

c.    Seminar dipimpin oleh pimpinan sidang yang bertugas membuka seminar dan menyampaikan kata pengantar untuk menjelaskan tujuan dan masalah yang akan dibahas dalam seminar ini;

d.    Setelah itu pemrasran yang telah mempersiapkan diri, menyampaikan laporan hasil penelitian atau berbagai aspek dari topik seminar;

e.     Selanjutnya kepada peserta diberikan kesempatan untuk menanyakan hal yang kurang jelas, dilanjutkan dengan diskusi untuk mensitesa laporan yang dikemukakan, atau menyampaikan pendapat;

f.      Terakhir, pimpinan seminar menyimpulkan hasil seminar dan memperbaiki berbagai kekeliruan yang mungkin terdapat baik dalam laporan maupun diskusi.

Simposium

Simposium merupakan suatu pertemuan terbuka dengan beberapa pembicara menyampaikan ceramah pendek mengenai aspek yang berbeda, tetapi saling berkaitan tentang suatu topik.  Tujuannya untuk memberikan informasi suatu topik atau masalah tertentu dengan cara lebih terorganisir dan dalam rangka membahas dari berbagai aspek.

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Pembicara berjumlah 2 – 4 orang, masing-masing berbicara dalam jangka waktu 5 hingga 30 menit;

b.    Moderator membuat rangkuman tentang hal yang dibicarakan;

c.    Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan tanya jawab dari peserta.

Kolokium

Berbeda dengan simposium, kolokium tidak diawali ceramah.  Para akhli yang diundang hanya memberi jawaban atas pertanyaan yang diajukan wakil dari peserta mengenai topik yang telah ditentukan

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Nara sumber/akhli berjumlah paling sedikit 1 orang;

b.    Wakil dari peserta berjumlah 3 hingga 4 orang yang bertugas mengajukan pertanyaan opini, tanggapan dan melemparkan ”issue” untuk dibahas para akhli;

c.    Moderator bertugas mengarahkan jalannya pertemuan, sedangkan peserta lain hanya ikut mendengarkan.

Workshop/Lokakarya

Lokakarya merupakan pertemuan yang khusus dihadiri oleh sekelompok orang yang pekerjaannya sejenis. Sebab, yang dibicarakan adalah masalah teknis yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.  Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan peserta dengan menggunakan berbagai jenis metode pertemuan ilmiah. 

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Peserta lokakarya antara 20 hingga 30 orang atau lebih;

b.    Lama lokakarya sangat bervariasi, dapat 1 hari atau lebih;

c.    Topik lokakarya lebih ditentukan oleh pesertanya berdasarkan minat dan kebutuhan mereka sendiri, namun dapat pula berdasarkan penugasan dari organisasi;

d.    Lokakarya dimulai dengan penyampaian pandangan oleh para akhli yang biasanya dituangkan dalam bentuk makalah.  Pengarahan diberikan dengan teknik ceramah, pemutaran film, demonstrasi dan sebagainya untuk seluruh peserta;

e.    Kemudian peserta dipecah  menjadi kelompok kecil untuk menjalani latihan praktek.  Disamping itu kelompok ini dapat juga menjadi kelompok kerja (workgroup) yang ditugaskan untuk membuat tugas tertentu seperti membuat program, menyusun rancangan peraturan dan sebagainya;

f.      Lokakarya menghasilkan suatu keputusan dan rekomendasi untuk diberikan kepada pemberi tugas.

Penataran

Penataran merupakan pertemuan dengan tujuan agar sekumpulan pengetahuan dan atau keterampilan dilimpahkan kepada peserta, atau serangkaian topik yang diajukan untuk dijadikan pertimbangan mereka.

Teknik penyelenggaraannya:

a.    Peserta penataran antara 20 hingga 30 atau bisa lebih;

b.    Lama penataran bervariasi, dapat 1 hari atau lebih;

c.    Penataran direka dan diselenggarakan oleh para profesional khususnya dalam hal memberikan informasi dan keterampilan yang akan diajarkan;

d.    Pengarahan dapat dibagi dalam tiga bagian: sesi pleno, sesi praktek dan diskusi kelompok.

e.    Dalam sesi pleno, bahan yang disampaikan dilakukan melalui ceramah, film dan pameran.  Dalam sesi kelompok, diadakan diskusi agar peserta mendapat pengalaman langsung dalam memimpin dan berperan serta dibawah pengawasan pimpinan penataran.

Perbedaan pokok antara penataran dan lokakarya adalah, pada penataran terjadi limpahan vertikal dari penyelenggara kepada peserta, sehingga bertambah pengetahuan/keterampilannya.  Sedangkan lokakarya mengundang peserta untuk bekerja dalam kelompok dan menyusun hasil bersama

Santiaji (Breefing)

Santiaji adalah suatu bentuk penyampaian informasi searah dari atasan kepada anggota atau orang yang dinaunginya, terutama yang menyangkut masalah kebijaksanaan.  Tujuannya adalah agar kebijaksanaan yang berlaku didalam lembaga atau kelompok yang dipimpinnya dapat dilaksanakan oleh para anggotanya atau orang yang bernaung di bawahnya. 

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Peserta dapat berjumlah besar

b.    Waktu yang diperlukan umumnya singkat;

c.    Penyampaian informasi sifatnya searah;

d.    Tanya jawab dimungkinkan hanya dalam rangka memperjelas kebijaksanaan dan pengamanan pelaksanaaan kebijaksanaan tersebut. 

Rapat Kerja

Rapat kerja adalah pertemuan wakil-wakil eselon dari suatu instansi untuk membahas masalah yang berkaitan dengan tugas/fungsi instansi tersebut.  Tujuannya berusaha menghasilkan keputusan untuk dilaksanakan

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Peserta antara 20 hingga 30 orang atau lebih;

b.    Waktu yang diperlukan bervariasi, dapat 1 hari atau lebih;

c.    Rapat kerja biasanya dipimpin langsung oleh kepala instansi;

d.    Masalah yang dibahas adalah program kerja yang akan dilaksanakan;

Konfrensi

Menurut ensiklopedia Indonesia, konfrensi berarti pembicaraan, rapat atau permusyawaratan antara wakil-wakil berbagai negara untuk membahas kepentingan bersama.   Tujuannya adalah untuk mencari jalan keluar dalam menyelesaikan suatu masalah

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Peserta dapat berjumlah besar

b.    Waktu yang diperlukan umumnya lebih dari 1 hari;

c.    Konfrensi diadakan bila dalam suatu organisasi muncul masalah serius yang perlu dilakukan tindakan penyelesaian;

d.    Waktu yang ada lebih banyak digunakan untuk menentukan cara yg paling baik dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah.  Bila perlu, penentuan cara terbaik itu harus melalui pemungutan suara dari peserta konfrensi.

Kongres/Muktamar

Kongres/Muktamar adalah rapat besar, yang dihadiri oleh wakil-wakil dari semua cabang suatu organisasi.  Tujuannya adalah untuk memilih ketua umum baru atau juga menentukan garis-garis besar program organisasi untuk masa sekian tahun ke depan.

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Peserta dapat berjumlah besar, ratusan bahkan ribuan;

b.    Waktu yang diperlukan umumnya lebih dari 1 hari;

c.    Kongres/Muktamar biasanya diselenggarakan setiap 5 tahun sekali

d.    Penentuan keputusan dilakukan secara musyawarah.  Jika diperlukan, dapat  melalui pemungutan suara dari peserta kongres/muktamar.

Sarasehan

Sarasehan adalah model rapat yang sifatnya mendekati santai.  Tujuannya untuk mencari kesepakatan dan bantuan pendapat dalam suatu masalah.

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Peserta antara 10 hingga 20 orang atau lebih;

b.    Waktu yang diperlukan umumnya singkat;

c.    Untuk mengesankan situasi santai penuh keakraban, para peserta duduk lesehan di karpet sambil minum kopi dan makan makanan kecil;

d.    Sarasehan biasanya dipimpin oleh pihak penggagas;

e.    para peserta dapat bebas menyampaikan pendapat dan pengalamannya seputar topik yang telah ditentukan;

f.      Penentuan keputusan dilakukan secara musyawarah.  Jika diperlukan, dapat  melalui pemungutan suara dari peserta.

Debat

Debat adalah tukar fikiran tentang suatu hal dengan saling memberi alasan untuk mempertahankan pendapat.  Tujuannya untuk mempertahankan dan meyakinkan orang lain bahwa pendapatnya layak diterima

Teknik Penyelenggaraannya:

a.    Moderator membuka dan mengumumkan acara, tujuan yang ingin dicapai, memperkenalkan para pembicara, dan membacakan aturan main acara;

b.    Debat dapat dilakukan satu lawan satu, atau kelompok lawan kelompok;

c.    Pembicara secara bergiliran menyampaikan gagasan, pendapat, atau pengalaman sesuai dengan jatah waktu yang diberikan kepadanya;

d.    Selanjutnya, moderator mengatur jalannya debat antar pembicara atau kelompok.  Pembicara yang satu akan berbicara kepada lawan untuk membela sikap, pendirian, pendapat atau rencana dan melawan sikap,  pendapat atau rencana lawan.    Karena itu, pembicara biasanya menyampaikan alasan, bukti dan contoh yang sulit dibantah.  Sementara itu, pembicara lain dan kelompoknya juga berusaha menolak dengan menunjukan kelemahan dan kekurangan usul yang telah disampaikan lawan, serta berusaha untuk mempertahankan pendapatnya. 

e.    Terakhir, moderator merangkum hasil debat dengan jalan menyatakan butir-butir yang sama-sama disepakati, yang tidak disepakati dan yang masih menimbulkan perbedaan pendapat.  Sedangkan penentuan keputusan dilakukan bermacam-macam, tergantung pada jenis debat yang dilaksanakan. 

Sebagai simpulan, sebelum menentukan bentuk pertemuan ilmiah yang akan diadakan, perlu dipertimbangkan beberapa faktor yang berkaitan dengan: tujuan pertemuan, sasaran yang dicapai dan sarana yang tersedia.  Untuk menghindari ”salah kaprah” yang kerap dilakukan dalam penyelenggaraann pertemuan ilmiah, sebaiknya pimpinan/ketua penyelenggara terlebih dahulu memberikan petunjuk teknis mengenai ketentuan dan metoda penyelenggaraan pertemuan ilmiah kepada pihak-pihak yang terkait didalamnya.  Sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan sasaran yang diharapkan.

Daftar Pustaka

Wiyanto, Asul. 2000. Diskusi. Jakarta: Grasindo.